Enemigo número uno: reuniones que no agregan valor


Publicado en: Empresas, Management | 3 Comentarios

Estoy convencido que uno de los obstáculos más importantes para la productividad en el trabajo son las reuniones inefectivas.

Reunirse es fundamental para destrabar problemas, mantener comunicado al equipo de trabajo, generar nuevas ideas, analizar y corregir desvíos, etc, etc. Como tales son herramientas irremplazabes en las organizaciones.

Pero, dios mío, como se pierde tiempo en reuniones inefectivas! Hay quienes consideran las reuniones como un recurso tan valioso y al mismo tiempo tan mal gestionado, que ponen entre las prioridades del CEO armar reuniones efectivas. En este post Matt Blumberg lo explica:

Meetings are a company’s most expensive endeavors. 10 people around a table for an hour is a lot of salary expense! Make sure your meetings are as short as possible, as actionable as possible, and as interesting as possible. Don’t hold a meeting when an email or 5-minute recorded message will suffice. Don’t hold a weekly standing meeting when it can be biweekly. Vary the tempo of your meetings to match their purpose – the same staff group can have a weekly with one agenda, a monthly with a different agenda, and a quarterly with a different agenda.

Es mi objetivo asegurarme que el 100% de las reuniones que tengo en el día tengan una razón de ser y un objetivo concreto. Les dejo abajo buenos tips que leí en el libro Making Ideas Happen:

- Don´t meet just because it´s Monday: hay que abolir las reuniones automáticas, sólo por ser lunes!

- End with a review of Action captured: tiene que haber un responsable de capturar próximos pasos

- Call out nonactionable meetings: si uno descubre que no tiene que estar en la reunión, hay que explicarlo educadamente y levantarse

- Conduct standing meetings: reuniones de pasillo, o bien vía conferencia telefónica muchas veces demandan menos tiempo y son más expeditivas

- Don´t call meetings out of your own insecurity: cuidar el tiempo de tu equipo como si fuera oro

- Don´t stick to round numbers: por qué siempre reuniones de 1 hora si 15 minutos o media hora lo resuelve?

3 comentarios

  1. Julián

    También es importante, cuando es posible, armar una agenda de los temas que van a ser tratados en la reunión y notificárselo a los invitados, así vienen preparados.
    La efectividad de la reunión viene de la mano del orden, de priorizar correctamente los temas y de que exista una persona encargada de mantener el foco además de capturar los temas importantes en una minuta que luego deben recibir todas las personas que fueron invitadas (hayan participado o no).

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  2. Carmen Alba

    Cuentan que hubo un tiempo, ya remoto, del que alguien creyó oír relatar en el café de un mercado bullicioso.

    Cuentan que oyó que en ese tiempo legendario ocurrió algo inaudito. Por los caminos de viento se convocó un encuentro de cartógrafos para dibujar un mapa: el de las rutas de las sedas de la mente.

    Cuentan que se oyó que los invitados aportaron todo sus conocimientos, los de ellos y los de sus ancestros, y también los de los balbuceantes recién llegados. Parece ser que respetaban, y escuchaban atentamente, las palabras ajenas. Y por fin, tras agradecerse reverencialmente el espacio y conocimiento compartido, se comprometieron a llevar a cabo lo acordado bajo pena de enloquecer por los silbidos del viento de la memoria…

    En ese momento la lluvia apareció. Y el tamborileo de sus gotas en la sombrilla del café impidió oír el fin de la historia…

    Cuentan que…

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